Constitution

C O N S T I T U T I O N   -   1 9 8 7

 

ARTICLE I

 

1.1       Le nom de l'organisme sera “l'Association des Artistes de Dorval (A.A.D.) Incorporé”.

1.2       L'adresse de l'organisme sera le 1335 chemin Bord-du-Lac, Dorval, Québec, H9S 2E5.

1.3       Les buts de l'organisme seront:

  • De promouvoir et d'encourager l'art à Dorval;
  • De partager et d'échanger des idées et techniques par des ateliers;
  • De pouvoir bénéficier des privilèges accordés au groupe, tels que: expositions des oeuvres, rabais sur matériaux, conférences, cours et ateliers, démonstrations, films, visites de galeries.

 

ARTICLE 2

 

2.1       L'Association des Artistes de Dorval Inc. est reconnue par la Cité Dorval comme étant l'agence gouvernante des arts visuels de cette communauté.

 

2.2       Les activités de cette Association et ses ressources financières seront assujetties à la surveillance du fonctionnaire représentant la Cité de Dorval.

 

 

ARTICLE 3

 

3.1       Tous les résidents de Dorval peuvent devenir membres; sans égard de leur âge, sexe, nationalité, langue ou religion.

 

3.2       Les non-résidents hors de la Cité de Dorval seront admis en considération des

restrictions suivantes:

 

            1.         Les non-résidents ne devront pas excéder 20% de l’adhésion.

 

2.         L’association se réserve le droit d’accorder la priorité aux résidents de la Cité de Dorval en ce qui concerne l’adhésion de membre, L’Association accorde la priorité aux résidents de la Cité de Dorval en ce qui concerne l’adhésion des membres; et se fixe un objectif de 80% de résidents de la Cité.

 

3.         Les non-résidents devront payer une cotisation plus élevée que celle des résidents de la Cité de Dorval.

 

4.         Seuls les résidents de la Cité de Dorval peuvent combler les postes de Président(e), Vice-président(e), Secrétaire et Trésorier(ière) du Comité exécutif;

 

5.         Si la restriction rend impossible l’adhésion de nouveaux membres, leurs noms seront inscrits sur une liste d’attente (par ordre de demande) et ils/elles seront avisés dès qu’une place sera libre;

 

3.3       Les membres devront honorer certaines obligations;

 

3.3.1   Les membres seront priés de partager tous les renseignements pertinents les un(e)s avec les autres;

 

3.3.2   Chaque membre devra être de service pour l'Association.

 

3.3.3   Chaque membre devra assister aux réunions de l'Association lorsque convoqué par le Comité exécutif.  Un minimum de quatre (4) réunions mensuelles par an est nécessaire afin de garder ses privilèges de membre en bonne et due forme aussi appelé membre en règle.

 

3.4       La cotisation annuelle sera payée le premier mardi du mois de juin.    La cotisation annuelle sera payée le premier mardi du mois de juin et au plus tard à la fin de juin. Un manque de se faire suspendra automatiquement l'adhésion du membre.  Une liste de membres sera complétée en septembre, et un addenda en décembre si requis.

 

3.5       L'adhésion de l'Association comprend les catégories suivantes:

 

3.5.1   Tous les membres en règle sont éligibles à tous les privilèges de l'Association;

 

3.5.2   Membre Honoraire à vie:  Tout membre de l'Association peut  recommander par écrit  le nom d'un candidat au président.  Les Membres Honoraires à vie doivent être élus par résolution du Conseil administratif, approuvé à une assemblée générale.  Elles/ils profiteront de tous les privilèges de l'Association, sauf pour voter et combler un poste à moins d'être membres actifs.  Les Membres Honoraires à vie ne paient aucun frais d'adhésion.  Dans le cas ou le Conseil administratif ne peut arriver à une décision concernant le candidat, un Comité consultatif sera établi et se composera de trois présidents sortants;

 

3.5.3   Moyennant un frais minime, les visiteurs pourront recevoir les privilèges de

l'Association temporairement, incluant conférences, ateliers, démonstrations et droits de studio;

 

3.6       Lors de son adhésion, le nouveau membre recevra une confirmation écrite et une copie de la Constitution et des Arrêtés-municipaux.

 

ARTICLE 4

 

4.1       L'année fiscale de l'Association commencera le premier jour de juin et/ou se terminera le dernier jour de mai.

 

A R R Ê T É S    M U N I C I P A U X

 

RÈGLEMENTS MUNICIPAUX

ARTICLE I - Définitions

 

1.1       Chaque fois que les mots "l'Association" apparaissent, il sera entendu qu'il s'agit de l'Association des Artistes de Dorval Inc.  (A.A.D.);

 

1.2       Lorsque les mots "Comité exécutif" apparaissent, il sera entendu qu'il s'agit du Comité Exécutif de l'Association des Artistes de Dorval Inc.

 

ARTICLE II - Officiers et directeurs

 

  1. Comité exécutif

 

a)         Le Comité exécutif de l'Association sera composé desdirecteur(trice)s suivant(e)s: président(e), vice- président(e), trésorier(ière), administrateur(trice) site web, secrétaire aux procès- verbaux, secrétaire à la correspondance,  coordonnateur (trice) du studio, coordonnateur(trice) des expositions, coordonnateur(trice) des événements spéciaux, coordonnateur(trice) des goûters, directeur(trice) de la publicité élus en assemblée générale annuelle, le (la) président(e) sortant de charge et un délégué de la Cité qui n'aura pas le droit de vote et qui sera nommé par le (la) Directeur(trice) du Service Loisirs et Culture de la Cité de Dorval.

 

b)         Les membres du Comité exécutif desserviront leurs fonctions pour un  terme de deux ans ou jusqu'à l'élection de leurs successeurs à l'assemblée générale annuelle.

 

 

 

 

R È G L E M E N T S

 

 

ARTICLE I - Devoirs des directeur(trice)s

 

1.1       Le (la) président(e) et régistraire présidera chaque réunion de l'Association et  du Comité exécutif.  Il/elle choisira le (la) directeur(trice) de chaque sous-comité, sauf pour le Comité d'élection.  Il/elle représentera l'Association en tout temps, sera responsable des entreprises et des activités de l'Association, et donnera un compte-rendu de la condition et de la situation de l'Association à chaque réunion exécutive;

 

1.2       Le (la) vice-président(e) assumera les devoirs du (de la) président(e), si le (la) président(e) en est incapable.  Il/ elle sera responsable de tenir un compte-rendu des cotisations des membres, il/elle s'occupera de la collecte des fonds aux réunions, donnera tous ces fonds au (à la) trésorier(ière) en lui donnant un record précis et en gardant une copie de ce record pour ses dossiers, il/elle donnera un compte-rendu du status de l'adhésion de l'Association à intervalles régulières;

 

1.3       Le (la) trésorier(ière) recevra tous les frais, cotisations et autres fonds appartenant à l'Association et les déposera dans une banque à charte, dans un compte au nom de l'Association, paiera tous les comptes et autres déboursés par chèque signé par deux des trois membres signataires du Comité, paiera les factures des officiers et membres de l'Exécutif strictement lorsque ces derniers incluant les reçus auront été approuvés, déboursera les argents selon les directives du Conseil administratif, présentera un rapport financier en tout temps lorsque requis, compilera et soumettra un rapport vérifié sur la situation financière pour chaque année fiscale et présenté à l'assemblée générale annuelle.

 

1.4       L’administrateur(trice) site web sera responsable des entrées et de la mise à jour du site web de l’association, incluant les entrées des cours, des événements spéciaux, incluant photographies, et de la mise à jour du calendrier.  Les informations du calendrier devront être transmises à la Cité de Dorval pour leur calendrier.

 

1.5       Le (la) secrétaire à la correspondance aura la liste de tous les officiers, membres du Comité exécutif et membres ordinaires, il/elle notifie tous les membres des réunions, s'occupe de toute la correspondance d'après les directives reçues et lit toute correspondance importante ou du moins lit les passages importants de la correspondance;

 

1.6       La secrétaire aux procès-verbaux prépare les procès-verbaux des assemblées, prend les présences aux assemblées du Comité exécutif, lit la convocation de la réunion, lit le procès-verbal de la réunion précédente, enregistre la séance (et non les débats), enregistre le nom du membre qui fera l'introduction de la motion (proposition), s'occupe de tous les documents appartenant à l'Association, signe tous les documents officiels de l'Association quand on le lui demande, rappelle le Comité à l'ordre si le (la) président(e) et le (la) vice- président(e) sont absent(e)s, et préside jusqu'à l'élection du (de la) président(e) pro-tem;

 

1.7       Le (la)  coordonnateur(trice) du studio choisira son propre comité qui sera composé de quatre membres ordinaires et de lui-même (d'elle-même).  Ils/elles organiseront les ateliers et séminaires et se serviront du studio avec la permission du Comité exécutif;

 

1.8       Le (la) coordonnateur(trice) des expositions choisira son propre comité qui sera composé de quatre membres ordinaires et de lui(d'elle)-même.  Il/elle sera responsable des expositions de l'Association avec la permission de l'exécutif;

 

1.9       Le (la) coordonnateur(trice) des événements spéciaux choisira elle-même son propre comité qui sera composé de quatre membres ordinaires et de lui(d'elle)-même.  Il/elle sera responsable des conférences, démonstrations, sorties et tout autre événement qui intéresse l'Association avec la permission de l'exécutif;

 

1.10    Le (la) coordonnateur(trice) des goûters sera responsable de coordonner tous les rafraîchissements servis aux réunions et aux assemblées de l'Association.  Le comité consistera de chaque membre de l'Association qui choisira une date spécifique de service;

 

1.11    Le (la) directeur(trice) de la publicité sera responsable de la planification et de l'exécution de toute la publicité pour l'Association avec la permission de l'exécutif;

 

1.12    Le Comité exécutif sera responsable de la gestion des biens et des affaires de l'Association;

 

1.13    Dans l'éventualité de la dissolution de l'Association des artistes de Dorval Inc., tous les biens et fonds deviendront la propriété de la Cité de Dorval;

 

1.14    Le Comité exécutif aura le pouvoir de:

 

1.         Appointer tous les instructeurs, conférenciers, etc. pour l'Association, prescrire leurs devoirs, fixer leurs taux de rémunération et de réviser la réponse des membres vis-à-vis l'événement;

 

2.         Créer des règlements dans le but de guider les directeurs(trices) et administrateurs(trices) de l'Asso­ciation;

 

3.         D'appointer, si cela est considéré nécessaire, un(e) secrétaire-adjoint(e) et/ou      un(e) trésorier(ière) - adjoint(e);

 

4.         De tout faire pour le bénéfice de l'Association;

 

1.15    Le (la) président(e), le/la vice président(e) et le (la) trésorier(ière) peuvent signer signeront tous les documents et autres instruments demandant exécution  par l'Association;

 

1.16    Tous les chèques et mandats seront signés par deux directeurs, président(e), vice-président(e) ou trésorier(e);

 

1.17    Le Comité exécutif peut aussi demander la signature de n' importe quel autre membre du Comité exécutif sur les documents indiqués par résolution spéciale.

 

ARTICLE 2 - Droits et devoirs des membres

 

2.1       Devoirs

 

Obtenir le droit de parler, ne pas aborder un sujet qui n'a pas été présenté devant l'assemblée par une proposition, discuter la question en suspens, céder la parole aux rappels à l'ordre, s'abstenir de toute question de personnalité durant les débâts;

 

2.2       Droits

 

Offrir toute proposition se rapportant à l'Association, expliquer ou explorer convenablement tous les sujets ou propositions devant l'assemblée, rappeler à l'ordre, si nécessaire, prendre la parole légalement, se pourvoir en appel de décision du (de la) président(e) pour la décision de l'assemblée.

 

ARTICLE 3 - Assemblées

 

3.1       Le Comité exécutif se réunira en temps et en lieu désignés par le (la) président(e).  Un avis d'au moins une semaine sera donné par téléphone;

 

3.2       L'assemblée annuelle générale des membres de l'Association aura lieu avant le 15 juin, à l'endroit et à l'heure déterminée par le Comité exécutif dans le but de; recevoir les rapports des directeurs(trices), de procéder à l'élection des directeurs(trices) pour la nouvelle année fiscale, d'élire d'autres directeurs(trices) si nécessaire au bon fonctionnement de l'Association et de ses activités ainsi que pour la transaction de toutes les affaires qui doivent être discutées à la réunion;

 

3.3       Une assemblée générale spéciale aura lieu lorsque:

 

a)         Le (la) président(e) le décide;

b)         Une résolution est faite par le comité;

c)         Le (la) président(e) la demande part écrit et cette demande est signée par au moins sept (7) membres ordinaires de l’Association.  Cette résolution ou demande spécifiera la nature des affaires qui seront présentées à l’assemblée générale spéciale et aucune autre affaire à part de celles mentionnées dans la convocation ne seront discutées.  Les temps et lieu de l’assemblée générale spéciale seront choisis part le Comité exécutif;

 

3.4       Un avis de temps et lieu des assemblées générales sera envoyé au moins sept (7) jours avant la date de la réunion, par lettre ou carte postale, envoyée à la dernière adresse connue du membre ou, il pourra être avisé par téléphone;

 

3.5       Un tiers (1/3) des membres ordinaires de l'Association constituera un quorum d'une assemblée générale ou spéciale;

 

3.6       Un défaut de réception d'un avis par un membre ceci n'invalidera pas les résolutions ou les actions prises aux réunions.

 

3.7       Chaque membre présent aura le droit de voter une fois, sauf pour le (la) président(e) qui aura le droit de voter sur tous les sujets et aura le privilège de voter une deuxième fois dans l'éventualité d'un vote ex aequo;

 

3.8       Le vote sera à mains levées, à moins que l'on choisisse de voter par scrutin secret;

 

3.9       Dans le cas d'un vote à scrutin secret, les scrutateurs n'annonceront pas le compte numérique des votes, mais laisseront seulement savoir si la motion a été emportée ou non.  Le (la) président(e) peut demander la spécification du vote.

 

ARTICLE 4 - Élections des Directeurs(trices)

 

4.1       L'élection des directeurs(trices) a lieu à la réunion générale annuelle;

 

4.2       Le (la) président(e) "sortant de charge" appointera un comité de nomination consistant en 3 membres ordinaires, dont seulement un membre de l'exécutif, ils proposeront les noms du (de la) président(e), vice-président(e), trésorier(ière), administrateur(trice) site web, secrétaire à la correspondance, secrétaire aux procès verbaux, coordonnateur(trice) du studio, coordonnateur(trice) des événements spéciaux, coordonnateur (trice) des rafraîchissements, et directeur(trice) de la publicité.  Tous les postes devront être comblés.  Ils déposeront chez le (la) secrétaire les propositions.  Au moins 15 jours avant la réunion générale annuelle, ces propositions seront incorporées dans la convocation de la réunion générale annuelle;

 

4.3       Les propositions de l'auditoire seront aussi acceptées.  Il faudra établir immédiatement que la personne nominée accepterait le poste;

 

4.4       Afin d'être éligible pour les postes de président(e) ou de vice-président(e), la personne nominée aura été un(e) directeur(trice) de l'Association pour une période d'au moins un an;

 

4.5       L'élection des directeurs(trices) sera faite par scrutins secrets, chaque membre ordinaire pourra voter une fois pour chaque poste à combler;

 

4.6       Si un poste du Comité exécutif devient vacant, les direc­teurs(trices) restants peuvent nommer comme directeur(trice) du poste vacant soit un membre du Comité exécutif ou un membre ordinaire de l'Association;

 

4.7       N'importe quel poste du comité devenant vacant entre les assemblées générales annuelles, sera comblé par un membre ordinaire, choisi soit par le (la) directeur(trice) du comité en question , ou par le Comité exécutif.

 

 

ARTICLE 5 - Rectifications (amendements)

 

5.1       La constitution ne peut-être changée sauf sous les conditions suivantes:

 

1.         Un avis par écrit de pas moins de 14 jours qui aura été assigné à tous les membres de l'Association et signé par trois (3) membres actifs;

 

2.         Une assemblée générale spéciale où une discussion et un vote sur la proposition auront lieu;

 

3.         Le deux tiers (2/3) des membres présents doivent accepter les changements proposés pour qu'ils soient effectués;

 

4.         Le (la) président(e) aura le droit de retarder toute rectification à la Constitution jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle, ou pour une période de six (6) mois (selon la durée la plus courte) ou un vote des membres présents aura lieu.  Ceci préviendra les changements radicaux à moins que la majorité des membres ne les désirent;

 

5.         La Constitution et les rectifications à être y apportées seront soumises au Directeur(trice)  du Service, Loisirs et Culture pour la Cité de Dorval.

 

 

ARTICLE 6 - Studios

 

6.1       Tous les membres ont le droit d'accès aux conférences, ateliers et studios ouverts.  Le Comité exécutif ou le (la) coordonnateur(trice) du studio établira la cotisation et/ou le nombre de participants pour des raisons valides;

 

6.2       Chaque membre est responsable de la propreté du studio.

 

 

ARTICLE 7 - Expositions

 

7.1       Un minimum annuel d'une exposition majeure aura lieu au Centre culturel de Dorval;

 

7.2       Les autres expositions auront lieu si l'exécutif le décide à une assemblée ordinaire, ou spéciale, et si les membres ordinaires expriment leur intérêt pour l'activité en question;

 

7.3       Afin d’améliorer le nombre de présences aux réunions générales mensuelles, la présence à au moins quatre réunions par année sera nécessaire pour conserver le privilège de participer aux expositions dès la première année, après avoir assisté à quatre réunions de l’année d'inscription, soit de septembre à juin.  Il est donc important de signer le registre de présence à chaque fois que vous êtes présents.  Les présences seront contrôlées à partir du registre des signatures.

 

7.4       Les expositions majeures ayant lieu à Dorval sont assujetties aux directives établies par le comité des expositions et les règlements suivants:

 

1.         Les expositions majeures sont accessibles à tous les membres en bonne et due forme;

 

2.         Le comité des expositions déterminera le nombre de pièces éligibles pour qu'un nombre uniforme soit reçu de chaque membre en raison de limite d'espace;

 

3.         Toutes les pièces doivent être entièrement originales.  Des compositions réalisées par l'artiste, inspirées par la vie, émanant de son imagination ,ou à partir d'une photo réalisée par l'artiste;

 

4.         L'oeuvre aura été complété au cours de l'année précédant l'exposition;

 

5.         L'oeuvre n'aura pas été exposé auparavant par l'Association;

 

6.         Toutes les oeuvres doivent être encadrées et les sculptures doivent être auto-portantes doivent se tenir seule;

 

7.         Dans l'éventualité qu'un thème soit choisi, tous les travaux devront strictement suivre les lignes directrices imposées;

 

8.         Le (la) Directeur(trice) des expositions peut établir d'autres règlements avec la permission du Comité exécutif.

 

 

Révisé et accepté AGA juin 1994

Révisé et accepté AGA juin 2004

Révisé et accepté AGA juin 2007

 

 

 

POLI2/CONSART

© Association des artistes de Dorval – Dorval Artists’ Association.